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· 国家档案局主管· 中国档案杂志社主办沙巴体育外围app欢迎来到中国档案网 !2021-12-07    星期四

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天津市档案馆优化电子档案移交接收流程的实践

作者:仇伟海 王靓 王琳 来源:《中国档案》 发表时间:2021-12-07 分享到:

随着全国电子政务的不断普及和深化,电子档案已成为档案馆档案资源的重要组成部分。新修订的《中华人民共和国档案法》也明确规定了档案馆接收电子档案的责任,要求确保接收的电子档案真实、完整、可用和安全。可以预见,在“十四五”期间,档案馆将面临电子档案接收数量大量增加的考验。

电子档案接收系统是档案馆保证接收环节电子档案来源可靠、程序规范、要素合规的基础业务系统。2011年,天津市档案馆开展电子档案接收工作。2012年,建成启用电子档案接收系统,并通过该系统先后接收全市十多家立档单位的24万余件电子档案。2020年,市档案馆按照数字档案馆系统提升整体规划,启动建设新的电子档案接收系统。在建设开发过程中,市档案馆对多年来电子档案接收的工作经验和存在的不足进行总结,重点从优化电子档案移交接收工作流程和“四性”检测方案、深化OFD国家标准在移交接收数据包格式中的应用等方面完善电子档案移交接收工作,在保证接收的电子档案可靠、规范、合规的前提下,探索更普遍适用的非结构化电子档案数据检测和移交接收方法。


原移交接收模式分析


1. 原移交接收模式简述

市档案馆主要通过数据包交换的方式开展电子档案接收工作,即由移交单位将待移交的电子档案按照规定的数据存储格式制作和生成移交数据包,以在线或离线方式上传到电子档案接收系统,系统将封装有电子档案元数据的非结构化数据转换为结构化数据后,移交单位和档案馆分别在系统上进行“四性”检测。检测合格后,移交单位和档案馆双方通过系统补充完善移交接收工作信息,填写移交接收登记表,完成电子档案的移交接收。

2. 原移交接收模式存在的问题

一是移交数据包与电子档案接收系统实现数据对接的难度大,“四性”检测方法缺乏包容性,制约电子档案接收工作的开展。档案馆接收的电子档案产生于不同时期、不同立档单位、不同办公业务系统,其数据包在满足内容完整性的前提下,数据结构会存在一定差异。档案馆接收电子档案应当体现尊重沙巴体育与现实、尊重不同发展阶段的理念,允许不同时期形成的电子档案在满足基本要求的前提下存在一些差异化的形式,对接收的电子档案数据应当具有包容性。而在原移交接收模式中进行“四性”检测,需要先将数据包内容由非结构化数据转换为系统统一的结构化数据,无法包容电子档案形式上存在的合理差异。这一数据结构的转化既增加了电子档案接收系统的技术开发难度和运算负荷,提升了接收工作的复杂度,也限制了许多合规电子档案的接收,制约了电子档案接收工作的推广开展。

二是未能充分有效利用移交数据包中的信息,影响移交接收阶段“四性”检测效率。电子档案归档、移交接收和长期保存都是电子文件(电子档案)全生命周期管理的重要环节,后一阶段的管理是对前一阶段管理成果的传承和延续,不可割裂。《文书类电子档案检测一般要求》规定了归档、移交接收和长期保存各环节“四性”检测的不同检测重点。原有归档环节和移交接收环节的“四性”检测项和检测方法存在同化、重复的情况,未能将归档阶段的检测结果及移交信息包中的许多有效信息合理地传递到移交接收阶段并充分利用,造成重复检测、检测效率低下。


优化移交接收流程的思路


电子档案移交接收工作流程图.jpg

电子档案移交接收工作流程图


针对实际工作中存在的问题,市档案馆明确了优化电子档案移交接收流程的思路:更好地理解和掌握《文书类电子档案检测一般要求》,进一步明晰在归档环节和移交接收环节移交单位和档案馆应承担的“四性”检测工作,移交接收环节要有效利用归档环节的检测成果和结论;优化移交接收环节的检测内容和方法,提高移交接收检测效率,扩展系统的包容性;充分用好OFD文档所具有的多层文档自包含特性,记录留存移交接收环节工作信息,并为下一阶段电子档案长期保存创造条件。

1. 完善移交信息包的形成

分两个阶段逐步形成完整的移交信息包。

阶段一,确定移交单位导出移交数据包的存储结构。移交单位按照《电子档案移交与接收办法》要求,将拟移交的电子档案数据按“年度—案卷—文件”的存储结构从其办公业务系统或电子档案归档管理系统中导出,同时生成相应的说明文件和目录文件。为简化数据包标识,数据包以年度为单位,按年度生成移交数据包。

阶段二,通过市档案馆的电子档案接收系统补充完善移交信息。一是移交单位上传移交数据包后,根据电子档案接收系统提供的功能,完善《电子档案移交与接收办法》中要求的说明文件应包含的内容,补全移交接收后续环节必要的信息。二是由系统自动生成移交接收环境下的电子档案校验码。三是由系统自动捕获信息并辅以人工著录的形式生成移交接收登记表。在完成以上工作后,由系统导出经移交单位和档案馆双方认可、完整的移交信息包,并根据要求保存5年以上。

2. 优化“四性”检测实现方法

在电子档案接收环节中,合理利用归档环节的“四性”检测成果,把相关信息有效继承和传导到接收环节。通过分析电子档案移交数据包生成方式,可以知道移交数据包中的说明文件和目录文件中已经包含了经过归档环节“四性”检测过的有效信息。在接收环节,以电子档案接收系统自动捕获为主、辅以人工补录的方式完善移交接收环节新生成的过程内容信息,生成电子档案接收系统中形成的真实性验证信息。按照《文书类电子档案检测一般要求》,把检测重点放在电子档案权属转移时移交电子档案数量的准确性、内容的完整性、档号的规范性等关键元数据项的合规性检测及新环境下的真实性校验上。

在新的接收流程中,在对电子档案进行“四性”检测时从以下两个方面进行优化。一是在移交接收环节对电子档案元数据的检测主要通过对目录文件相关字段内容的检测来实现。二是在检测时由电子档案接收系统通过内置元数据XSD模板自动与电子文件生成时的元数据XSD框架文件进行结构比对,以检测其元数据描述文件结构的规范性。再由系统以一定比例对元数据XML文件进行随机抽检,以检测数据包中元数据的完整性。通过以上方法,在符合国家档案局“四性”检测相关标准要求的情况下,减少重复检测内容,大幅提高检测效率。

3. 深化OFD格式在移交接收环节的应用

市档案馆在对接收的电子档案进行OFD版式转换的基础上,基于OFD的XML结构和文档压缩技术,采用“容器+文档”的方式描述和存储数据,进一步开发更多的实用应用场景。

一是重新对移交接收的电子档案进行多层OFD封装。将移交接收的电子档案的展现信息、全文信息、元数据信息统一打包形成OFD格式文件,作为移交接收数据包。二是将移交接收环节产生的数据生成多层OFD格式文档。将移交接收登记表和移交接收过程产生的元数据分为登记表展现信息、登记表元数据和移交过程元数据等,打包进行多层OFD封装,完整记录移交接收工作的全流程。

以上做法既可以在保证接收电子档案质量的前提下提高电子档案的接收效率,又能够为今后扩展电子档案接收种类创造条件。下一步,随着电子档案移交接收系统网络的基础设施和应用的不断完善和丰富,市档案馆将在不断完善系统易用性的基础上,进一步探索OFD在电子档案管理中的业务需求场景和实现方式。例如,根据OFD格式所具有的可包含、可扩展的特性,将电子档案签名信息、验证信息一同封装到OFD文档中,实现电子档案移交接收、长期保存、数据迁移、关联标注等管理环节过程记录信息的多次写入,同时不影响原归档移交电子文件的验证,通过单一OFD文档的自包含、自验证,实现馆藏电子档案不依赖于特定应用系统,满足自包含、自描述等电子档案长期可读、长期保存的要求。并使用不同厂商产品对电子档案进行OFD文档封装,验证是否能够在不同厂商的OFD工具中进行正常浏览、全文检索、可控利用和再次封装,减少单一产品来源的技术风险。


作者单位:天津市档案馆

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