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· 国家档案局主管· 中国档案杂志社主办沙巴体育外围app欢迎来到中国档案网 !2021-12-07    星期四

要闻

建设项目电子文件归档和电子档案管理试点研究

作者:王红敏 谢志成 来源:《中国档案》 发表时间:2021-12-07 分享到:

伴随信息技术的快速发展以及广泛应用,建设项目信息化水平不断提高,建设项目档案管理面临机遇和挑战。建设项目管理中形成的大量电子文件应如何归档?建设项目电子文件的合法性怎样保证?有关建设项目电子文件和电子档案管理等很多问题随之而来,建设项目电子文件、电子档案管理成为建设项目信息化管理的“最后一公里”问题。为解决这些问题,提升建设项目管理水平,从2018年开始,国家档案局组织开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点研究,并取得阶段性成果。


试点内容


试点工作按照“自愿申报、择优选取”的原则,从不同行业、不同管理类型选取试点项目,以期形成可推广的建设项目电子文件归档和电子档案管理方案及经验。

试点工作主要内容:一是建立以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化管理为核心,相关单位和人员责权明确,覆盖项目电子文件“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”等全流程的管理制度体系。二是结合项目管理业务系统实际,研究建设项目电子文件归档和电子档案管理中涉及的存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术方案,提出保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的解决方案。三是研究建设项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系,提出项目档案仅以电子文件形式保存的实现方案。四是研究具有可操作性的建设项目电子文件归档和电子档案管理系统功能需求,提出适合项目管理需要的电子文件归档和电子档案管理系统建设方案。五是研究基于大数据、云计算的项目电子数据挖掘,提出档案更好服务项目建设、运行和管理的利用方法。各试点单位可从以上内容中选取1项或几项作为试点内容。

2018年,经相关单位推荐,国家档案局确定了5个建设项目为第一批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目。2019年,国家档案局又确定了第二批26个试点项目,涉及核电、水电、交通、航空航天等多个领域,覆盖面广泛,具有代表性。自试点工作开展以来,各试点项目按总体目标以及年度计划有序推进,建设项目档案信息化水平得到了显著提升。


取得成果


1. 持续探索应用新技术新方法

新技术新方法的应用是推动试点工作深入发展的关键。在实践过程中,试点单位均对电子签名、CA认证、自动归档等涉及电子文件管理的关键性技术进行了研究,并取得了较为突出的成果。华润风电项目就区块链技术进行了研究和应用,完成了区块链平台的搭建和接口接入,将电子文件流转、审核、操作信息等加密上链,有效确保了电子文件的真实性;京台高速公路泰安—枣庄(鲁苏界)段改扩建工程项目采用OCR识别技术,对纸质文件信息进行提取后形成相应的元数据,经线上审批及?CA?电子签章后形成电子文件;某军工固定资产投资建设项目探索研究射频识别技术(RFID),对传统档案库房管理系统进行改造,实现对传统载体档案的高效检索、存取、随时盘点和精准定位。

2. 系统改造工作卓有成效

在试点过程中,绝大部分试点单位对电子档案管理系统功能进行了升级,实现了业务系统和档案管理系统的对接,完成了档案管理系统和不同业务系统之间的集成,进一步优化了系统功能。深中通道项目针对建设项目竣工图较多的情况,研发了竣工图编制电子文件管理系统,建立了变更令、施工图、竣工图三者的有机联系,明确竣工图章样式和UK签名,确保竣工图签章规范、齐全完整。河北丰宁抽水蓄能项目、福建省龙岩东环高速公路项目、印尼南苏1号项目等在业务系统中内置自动命名规则,预设预立卷、自动组卷功能,提升了工作效率。通过上述改造,相关业务系统和档案管理系统的交互性和实用性得到了大大增强。

3. 单套制管理目标基本实现

电子文件管理的目标是实现单套制管理,试点单位探索应用多种技术手段,确保电子文件“四性”,为电子文件单套制管理奠定良好基础。秦山核电厂320MWe机组许可证延续项目等围绕项目前期筹备、建设及运营各阶段产生的电子文件,结合电子签章应用、数据封装应用和电子文件备份应用等部署实施,探索了仅以电子文件保存的可能性,通过CA认证、数据加密、多维权限控制、区块链等技术手段的使用,确保了电子文件的真实、完整、可用、安全,实现了电子文件从产生、形成、归档到验收的全过程管理,基本实现了电子文件单套制管理目标,在试点过程中起到了较好的示范带动作用。

4. 电子文件利用工作成效显著

电子文件作为重要的信息资源,在项目开展和企业运营过程中发挥着日益重要的作用,通过试点工作,部分试点单位正在逐步加强对电子档案的开发利用,将电子文件运用在项目的改建和扩建之中。尤其是在部分交通行业建设项目中,项目结束后,建设单位将项目电子档案数据作为数字化资产移交给运营单位,为建成后的项目运维提供参考与决策性数据,实现了“建养一体化”,后期运营中,基于电子档案大数据建立病害分析模型,指导后续中修大修,并且反向验证设计情况,为其他改扩建项目优化设计方案提供了借鉴,从而进一步发挥了数字资源辅助决策和参考的价值。


存在问题


1. 部分试点单位对试点工作的认识不足

试点工作是一个逐步探索的过程,其开展过程中必然会面临一些困难,部分试点单位在前期申报阶段展现出较高的积极性,但是对试点工作可能遇到的问题缺乏前瞻性认识,在试点工作的系统规划方面缺乏较为细致的部署。随着试点工作的推进,部分试点单位逐渐暴露出在人员配置、经费支撑、技术瓶颈等方面的问题,影响了试点工作的整体进程。受新冠肺炎疫情影响,部分试点单位未能按计划完成,工作进展有所放缓。

2. 部分试点单位电子文件关键技术难以突破

少部分试点单位在试点开展过程中,由于缺乏专业技术团队和实践经验,在电子文件“四性”检测、电子文件封装等关键技术研究方面难以实现突破,影响了试点工作的进展。部分试点单位电子文件来源广泛、形式多样,产生于诸多系统之中,归档技术研究尚不成熟,系统不具备电子文件元数据管理功能,导致部分电子文件尚未向电子档案管理系统移交。

3. 电子文件的信息安全存在一定风险

受技术条件的限制,部分试点单位电子文件的安全性有待提升,这种安全威胁主要来源于两方面:一是电子文件本身的安全问题,作为一种数字资源,电子文件载体将面临潜在的损坏风险,随着系统版本的更迭和技术的发展,其可读取性将受到一定的影响。二是电子文件外部环境所带来的安全风险,黑客攻击、病毒入侵、系统漏洞等因素都将增加电子文件的信息安全隐患。


应对策略


1. 推动电子文件相关技术的研究和交流

针对建设项目电子文件归档和电子档案管理试点过程中遇到的技术难题,尤其是面对电子文件信息安全所存在的潜在风险,各试点单位以及相关主管部门应当高度重视,积极支持试点工作的技术研究,为相关研究工作提供必要的政策保障和资金支持;及时引进相关技术人才,组成技术研发小组,对相关技术难题进行集中研究;档案主管部门及企业自身可适时组织开展试点工作相关技术交流和研讨活动,通过研讨会、交流会、评审会等方式,加强各试点单位的技术交流;基于本单位试点工作情况,借鉴和引进其他试点单位所采用的相关技术,推动本单位技术水平不断提升。

2. 加强规章制度的制(修)订和宣贯

当下,新修订的《中华人民共和国档案法》明确了电子文件的法律效力,《电子公文归档管理暂行办法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》等规范性文件也对电子文件的法律效力作了说明,但是相关支撑性文件不足,部分行业对电子文件单套制管理模式认同度不高,少数档案从业人员对电子文件的法律效力存疑,给电子文件单套制的推行带来一定的困难。因此,档案主管部门应当进一步加强电子文件相关规范性文件的制定,逐步完善电子文件相关制度规范体系,推动电子文件工作依法合规;加强对《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等现有规范标准的宣贯力度,提升行业主管部门对电子文件和电子档案的认识,为电子文件单套制推行提供有利环境。

3. 重视电子文件信息安全

当今档案信息资源的安全问题日益凸显,黑客入侵、病毒破坏、设备老化等问题,影响了电子文件的管理工作,针对建设项目电子文件管理所面临的信息安全隐患,相关单位必须重视电子文件管理的安全问题,发挥优势,防范风险。对于外在原因所可能引发的电子文件信息安全问题,应当定期对网络平台及数据库进行检查,确保防火墙运行正常,查看数据的运行痕迹是否异常;设备更新换代后及时对数据进行迁移,并进行异地异质备份。对于内在原因所可能引发的信息安全问题,则应当及时对业务系统及电子档案管理系统进行更新,实施安全等级保护测评,消除技术漏洞所带来的数据遗失问题;定期对技术人员进行培训,降低误操作所带来的安全隐患。


作者单位:国家档案局

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