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· 国家档案局主管· 中国档案杂志社主办沙巴体育外围app欢迎来到中国档案网 !2021-12-07    星期四

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企业档案总监岗位设置的思考

作者:蔡盈芳 来源:《中国档案》 发表时间:2021-12-07 分享到:

随着现代企业制度在不断建设中走向成熟,企业岗位设置也更加科学。按专业设置相应的总监岗位(CXO,“X”表示任何可能的字母)成为当前企业对专业性较强事务加强管理的典型做法,包括信息总监(CIO)、财务总监(CFO)、保密总监(CSO)等。档案工作专业性很强,也有设置相应岗位的空间与需求。事实上,为了更好地管理档案,已有企业专门设置了档案总监(CAO)这一岗位。例如华为股份有限公司、国泰君安证券股份有限公司早在前几年就设立了档案总监岗位并进行了人员任命。基于已有的实践发现,设置档案总监岗位,可以极大地提高企业档案工作水平,发挥较大的积极作用与影响力。

“四师一长制”和总会计师制的建立

1.“四师一长制”的建立

总监岗位的设置最早来自技术负责人制,它的出现和发展是企业越来越依赖于专业性技术的体现。如中国最早的自行车整车制造厂家之一的上海自行车厂,为了迅速适应时代新要求,建立了一套生产管理体制,其中包括设立总工程师、总工艺师、总设计师、总机械师和生产长,即“四师一长制”,逐步理顺了工厂的管理体制。

2.总会计师制的建立

《总会计师条例》对总会计师这一岗位解释为:总会计师是单位行政领导成员,协助单位主要行政领导人工作,对单位主要行政领导负责。凡设置总会计师的单位,在单位行政领导成员中,不设与总会计师职权重叠的副职。

“四师一长”和总会计师都体现了企业一直有设置专业性领导者岗位的管理需求。包括当今各类?CXO?岗位的涌现,其实都是企业对该需求的延续,变化的只不过是不同业务的专业方向。随着新时代企业业务的发展与变化,“四师一长制”和总会计师制也逐渐演变为现在的总监制,其主要职责是协助高层管理者负责某一专业工作的协调和管理,对某一专业工作的技术负责和质量把关。

设立档案总监岗位的必要性

1.设立档案总监岗位是企业档案工作重要性的体现

档案是企业各项活动的记录,是企业各项活动正常开展的基础。一方面,企业档案管理是一项兼具专业性和技术性的工作,涉及企业各项活动的开展,要做好企业档案管理,充分发挥企业档案的价值,就应当配备相应的专业档案总监岗位来进行统筹协调。另一方面,随着社会的进步和经济的发展,企业档案的重要性更加凸显出来。尤其是在企业众多专业性事务中,档案工作的专业性、特殊性及关键地位也逐渐引起企业的重视。因此,各国企业纷纷通过设立档案总监岗位,以提升档案工作的决策和协调层次,从而进一步加强档案工作。

2.信息化使档案工作量越来越大

随着信息技术的深入广泛应用,电子文件数量呈指数级的速度增长,档案工作量越来越大,档案机构也越来越庞大,档案工作存在于每一个工作岗位和每一项业务,企业中从事与档案有关的工作人员越来越多,使得档案工作的协调难度大幅度增加。而档案工作协调难的问题,原来的管理机制仅从部门及以下层面协调,现在却越来越难以适应企业档案工作的需要,因此,对更高层面档案工作协调机制的建立提出了迫切的需求,而档案总监制度就是适应这种需求而产生的。

3.档案管理范围进一步扩大

随着大数据、数据管理等技术的发展,企业半现行期文件的管理工作的范围进一步扩大,企业档案工作的内容和范围也进一步扩大,使得企业对档案工作各方面需求进一步提高,尤其是要求档案工作创新理念,对更广范围内的信息进行管理,这使得档案工作的难度进一步加大。档案工作难度的加大客观上需要一个更高层次的专业领导人—档案总监来对档案工作进行宏观领导。

4.档案工作技术含量越来越高

档案工作本质上是文献信息工作,需要大量运用到各类信息技术。随着信息技术在档案领域深入广泛的运用,档案工作的技术含量进一步提高,所需要引进的技术越来越多。例如,各业务系统接口建设越来越复杂,电子档案管理系统的平台化使得其复杂度、技术难度越来越高,这就使企业档案工作从客观上需要设立一位技术权威人员,引领整个企业档案工作的发展,档案总监也由此应运而生。

5.对内外部的协调越来越多

档案工作作为一项基础性支撑工作,随着其发展,与内外部的协调工作越来越多。例如,档案的开发利用工作不仅需要档案人员加强与企业内部机构、人员的沟通,也要求档案人员深入了解客户需求,掌握供应商动态,了解政府、业务监管方等其他利益相关方对档案工作的要求。尤其是当前档案工作已然成为需要企业全员参与的工作,所需要的内部协调也越来越多。单就文件归档业务就要求档案工作人员与各方面人员进行沟通与协调。因此,档案工作协调难度的加大客观上呼唤总协调人的出现,档案管理总监的设置也正好满足此需求。

档案总监的角色与职责

与其他工作的总监职责基本相同,档案总监岗位的角色和职责也是受最高领导者委托,代表最高管理者履行档案工作的以下角色:

1.档案工作规划者角色

档案总监负责设计本企业档案工作体系,提出档案机构、岗位、职责等的设计方案;监督档案工作体系的运行,对档案管理体系运行的绩效负责;负责档案事业规划的制定和档案工作年度计划的审核。

2.档案工作技术负责人角色

对档案工作所运用的档案保护技术、利用技术、信息技术等所有技术进行把关,指导档案管理制度和标准规范的制定和审核;负责提出将档案工作纳入企业各业务流程、管理制度和标准规范的建议并加以落实;主持下属单位文件材料归档范围和档案保管期限表的审定工作。

3.档案工作协调人角色

参与企业高层会议,了解并掌握企业最新动态,协调档案管理工作与业务工作的关系,就档案工作配合业务工作的开展进行协调。

4.重要档案工作牵头人角色

作为专项工作的项目负责人,负责档案专项工作的组织实施。

需要特别注意的是,应当区别档案总监角色与档案部门负责人角色。档案部门负责人是部门负责人,更多的是调配本部门的人、财、物和工作进度。在具体职责上,档案部门负责人与档案总监既互相独立,又互相配合。在设置层级上,档案总监应高于档案部门负责人,应设置在高管与部门之间的层级,以保证其权威性和协调力度。

档案总监的选聘与考核

1.档案总监任职条件

档案总监与档案部门负责人在素质要求上既有相同之处,又有不同之处,除具备部门领导应具备的政治素质外,还应具备以下素质:一是具备与档案管理有关的知识与技术素质。档案总监最好是有档案专业学历背景,相近的情报、图书、文秘相关专业也可以,但仍然需要补充建立专业的档案知识体系。最好具有档案或相关专业正高级技术职称。二是具备较强的组织协调和沟通能力。档案总监是应档案工作迫切的协调需求而生的,必然需要具有较强的沟通与协调能力。三是最好具有档案部门负责人经历。

2.档案总监选聘渠道

档案总监的选聘首选是内部选拔,理想的是从当过档案部门负责人的干部中选拔。内部选拔的好处是熟悉情况、工作上手快,并可对内部档案工作人员产生激励作用。缺点是前期有可能积累的内部矛盾会影响其履职。如内部无合适人选,档案总监也可从外部选聘。外部选聘的好处是选择面广,可通过档案总监外部选聘引入新的技术和思路。缺点是要对其进行企业价值认同培训且需要一段时间熟悉岗位和企业情况。

3.档案总监考核

对档案总监的考核应区别于档案部门负责人,应从以下几个方面对其进行考核:一是考核档案管理体系完善及科学程度,如专兼职档案岗位设置的合理性、档案管理制度及标准规范的覆盖面、档案管理制度的科学性等。二是考核档案管理体系运行绩效。如有无档案损失情况、因缺少档案导致诉讼失败情况等。三是档案工作所取得的社会效益和经济效益。

设立档案总监岗位的重要意义

企业设立档案总监对提高档案工作水平具有重要作用。一是企业设立档案总监可以提高档案工作的协调层级,从而切实加大档案工作统筹协调力度。档案总监可在超越部门的层次上进行协调,有利于将档案工作纳入主营业务流程,将档案工作要求纳入业务管理制度,使档案管理责任制得到全面落实。二是企业设立档案总监可以促使档案工作在高层实行专业化管理,弥补最高管理者在档案专业技术方面的不足。三是企业设立档案总监可以使档案工作在超越部门的利益层面上进行考虑,有利于档案工作融入主业,从而从整体上提高档案工作水平。四是企业设立档案总监有利于新技术在档案工作中的应用,加上档案总监能在更高层次上协调档案管理系统与业务系统的关系,从而有利于电子文件归档和电子档案管理工作,有利于拓宽档案工作的范围。五是企业设立档案总监有利于档案人员职业生涯发展,对档案人员能够产生很大的激励。

作者单位:国家档案局

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